Verschlüsselte Übertragung sensibler Daten bei der Lebenshilfe Köln mit Weblication® SEND

17.02.2022

Seit 2019 verwendet die Lebenshilfe Köln zur verschlüsselten Übermittlung sensibler Daten Weblication® SEND. 250 Arbeitsplätze wurden ausgestattet.

Mit Weblication® SEND lassen sich sensible Daten praktikabel, sicher verschlüsselt an Dritte übertragen, und Dritte können ihrerseits sensible Daten an die persönlichen verschlüsselten Briefkästen der Lebenshilfe Köln übermitteln. Nach Abruf der Daten erhält man eine Information.

Da die sichere Übermittlung über einen Web-Browser erfolgt, ist keine Software zu installieren. Spezielle Kenntnisse sind nicht erforderlich. Die Bedienung ist einfach und praktikabel.

Die Lebenshilfe Köln hat viel mit sensiblen Daten zu tun, wie beispielsweise

  • hochsensible Berichte z.B. über Familien zur Vorbereitung von Einsätzen,
  • Arztberichte,
  • Diagnosen,
  • Listen,
  • Adressen und personenbezogene Daten,
  • Vertretungsmappen,
  • Briefe mit teils sensiblen Inhalten,
  • Stundennachweise,
  • persönliche Informationen über Familien,
  • Scans von sensiblen Schriftstücken,
  • uvm.

und muss diese sensiblen Daten intern und extern austauschen, z.B. mit

  • Ämtern und Behörden
  • Mitarbeitenden innerhalb der Lebenshilfe Köln
  • Familien von Betroffenen
  • uvm.
Weblication SEND Account
Weblication® SEND Account

Über diese Maske versenden Mitarbeitende der Lebenshilfe Köln Daten verschlüsselt an beliebige E-Mail Adressen.

Persönlicher Verschlüsselter Briefkasten
Persönlicher Verschlüsselter Biefkasten

Über diese Maske können externe Dritte, z.B. Ämter, Daten verschlüsselt persönlich an Mitarbeitende der Lebenshilfe Köln senden.

Schutz sensibler Daten ist wichtig und Gesetz

Der Schutz sensibler Daten und Datenschutz im allgemeinen ist der Lebenshilfe Köln sehr wichtig, und er ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Zur Erklärung: Per E-Mail nicht verschlüsselt übermittelte Daten können von Dritten eingesehen werden, sind damit nicht gesichert und verstoßen gegen geltendes Gesetz.

Weblication® SEND erschien der Lebenshilfe Köln als geeignetes Mittel, diese Anliegen zu erfüllen.

So kam die Lebenshilfe zu Weblication® SEND

Im Jahr 2019 wurde die Lebenshilfe Köln im Rahmen eines Termins zur Homepage sowie des Intranets zusammen mit der Scholl Communications AG auf deren als Innovationsprodukt ausgezeichnete Sichheitslösung Weblication® SEND aufmerksam.

Für Weblication® SEND sprach, dass man nur einen Account intern für die jeweiligen Mitarbeitenden einrichtet, um Daten verschlüsselt verschicken zu können, und auch das Jugendamt oder die Lehrerin kann verschlüsselt Daten an die Lebenshilfe schicken an den jeweiligen persönlichen verschlüsselten Briefkasten (Account), ohne Software zu installieren.

Mit Weblication® SEND lassen sich Daten verschlüsselt digital sehr einfach austauschen.

Gründe, die für Weblication® SEND sprachen

  • Die Lösung ist praktikabel und für Mitarbeitende und Externe sofort nutzbar.
  • Sie übermittelt und speichert die Daten verschlüsselt.
  • Man erhält eine Information, wenn die Daten abgerufen wurden.
  • Sender und Empfänger müssen keine Software installieren.
  • Das System läuft über den Web-Browser
    • mit einem persönlichen SEND-Account und
    • dem damit automatisch bereitgestellten persönlichen verschlüsselten Briefkasten.

Florian Tomaszewski, verantwortlicher Projektleiter

Nach mehr als zwei Jahren Einsatz resümiert der verantwortliche Projektleiter Florian Tomaszewski:

Florian Tomaszewski, verantwortlicher Projektleiter

Florian Tomaszewski
Kommunikation
Lebenshilfe Köln e. V.

"Weblication SEND wird von einem Großteil der 250 Mitarbeitenden gut und gern genutzt, und auch Jugendämter und sonstige Externe verwenden die verschlüsselten Briefkästen der Mitarbeitenden. Das Ziel wurde mit Weblication SEND vollständig erreicht.

Bei der Lebenshilfe Köln ist Weblication SEND ein etabliertes Element in der täglichen Arbeit, es wird routiniert genutzt und ist relevanter Bestandteil der Kommunikationsrichtlinien."

Wo wird Weblication® SEND genutzt?

250 Arbeitsplätze wurden ausgestattet. Fast alle Abteilungen der Lebenshilfe Köln verwenden Weblication® SEND - manche benötigen das System mehr, andere weniger:

  • Schule und Kita
  • Jugendhilfe
  • Familien entlastender Dienst - FED
  • Geschäftsstelle / Geschäftsführung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Beratungen
  • Zentrum für erworbene neurologische Erkrankungen - ZenE
  • Wohnen

Beispiel: Einsatz in Jugendhilfe

Regelmäßig in Gebrauch ist das System beispielsweise bei der Jugendhilfe.

In der Jugendhilfe werden so mehrfach wöchentlich Arztberichte, Sachstandsberichte, Hilfeplanprotokolle, Daten von Familien - alles, was früher per Post verschickt wurde - verschlüsselt digital über Weblication® SEND verschickt, insbesondere im Austausch mit dem Jugendamt.


Norbert Kopka, Leiter der Jugendhilfe Lebenshilfe Köln

Norbert Kopka, Leiter der Jugendhilfe Lebenshilfe Köln

Norbert Kopka
Leiter der Jugendhilfe
Lebenshilfe Köln

"Früher haben wir Daten mit einem Verschlüsselungsprogramm manuell verschlüsselt und per E-Mail mit Ämtern ausgetauscht. Das war umständlich, und oft konnten die Daten vom Empfänger nicht geöffnet werden.

Ich finde es gut, dass die Empfänger mit Weblication SEND die Daten eigenständig öffnen können.

Mit Weblication SEND können wir die Daten sicher verschicken und interne und externe Empfänger kommen sehr gut damit klar. Noch nie hat jemand gesagt, dass er Daten nicht öffnen kann."

Beispiel: Einsatz im Familien entlastenden Dienst (FED)

Ebenfalls regelmäßig in Gebrauch ist Weblication® SEND im Familien entlastenden Dienst (FED). Dort werden beispielsweise

  • den Mitarbeitenden sensible Daten über die Familien bei der Vorstellung der Familien geschickt
  • Stunden- und Tätigkeitsnachweise sowie Reflexionen ausgetauscht
  • an Behörden Berichte übermittelt