Eigene CLOUD als Daten-Austausch-Plattform nutzen

06.09.2018

Inzwischen nutzen immer mehr Kunden die CLOUD-Funktionen in Weblication® als Daten-Austausch-Plattform. Grund genug, um Ihnen das von uns empfohlene Vorgehen zu zeigen ...

CLOUD- und Share-Funktionen für Ihren WebSpace
CLOUD- und Share-Funktionen für Ihren WebSpace

Eigener CLOUD-Bereich je User

Ohne Konfiguration und ohne Administration steht Redakteuren und CLOUD-Benutzern ein eigener CLOUD-Bereich zum Teilen von Daten zur Verfügung.

Die CLOUD-Funktionen können CLOUD-Benutzer und Redakteure in allen Weblication® CMS Versionen (außer Toolkit) und in Weblication® CLOUD als eigenständiges Produkt nutzen.

Und so funktioniert es:

Nach Anmelden über [Domain]/cloud gelangt jeder Benutzer in seinen eigenen CLOUD-Speicher [Domain]/cloud/[Benutzername]. Das jeweilige CLOUD-Startverzeichnis für jeden Benutzer wird nach dem ersten Anmelden des jeweiligen Benutzers automatisch angelegt. Weblication® CMS Benutzer gelangen auch über das Bedien-Panel in ihren CLOUD-Bereich.

Damit steht ohne Konfiguration und ohne Administration jedem Benutzer ein eigener CLOUD-Bereich zum Teilen von Daten zur Verfügung.

Zur Hilfeseite zum Thema

Allgemeine Download-Verzeichnisse im CLOUD-Bereich

Zusätzlich zu den automatisch verfügbaren persönlichen CLOUD-Bereichen, kann ein Administrator weitere Download-Verzeichnisse anlegen, die er mit entsprechenden Berechtigungen für die Bearbeitung der Inhalte - empfohlen über Gruppen - versieht.

Einrichten von Download-Verzeichnissen im CLOUD-Bereich
Zunächst legen Sie direkt unterhalb von /cloud die gewünschten Download-Verzeichnisse an, wie beispielsweise:

  • Downloadserver-Extern
  • Downloadserver-Intern
  • Kunde_1
  • Kunde_2
  • ...
  • Das Anlegen der Kundenverzeichnisse kann auch durch Anmeldung der Benutzer der Kunden (im Beispiel Kunde_1, Kunde_2) erfolgen - siehe: "Eigener CLOUD-Bereich je User".

Einrichten von Gruppen für die Download-Bereiche
Danach legen Sie analog zu den Verzeichnissen entsprechende Gruppen an, wie beispielsweise:

  • Downloadserver-Extern
  • Downloadserver-Intern
  • Kunde_1
  • Kunde_2
  • ...
Eigene CLOUD als Daten-Austausch-Plattform nutzen
Eigene CLOUD als Daten-Austausch-Plattform nutzen

Kunden als Benutzer einrichten

Wenn Sie Kunden (siehe Screen voriger Artikel: Kunde-1, Kunde-2, Kunde-29, Kunde-7) als CLOUD-Benutzer einrichten, dann erhalten diese eine eigene Verzeichnisstruktur, über die sie Daten mit Benutzern in Ihrem Haus austauschen können.

Damit Benutzer bei Ihnen im Haus auf diese Verzeichnisse Zugriff erhalten, gehen Sie vor, wie in folgenden Artikeln beschrieben:

  • Favoriten: So verwalten Benutzer mehrere CLOUD-Verzeichnisse
  • Berechtigungen setzen, damit Benutzer auf mehrere CLOUD-Verzeichnisse zugreifen können

Vorteil: Ihre Kunden können Ihnen auf diesem Weg über ein eigenes Kunden-CLOUD-Verzeichnis Daten übermitteln.

Teilen von Daten mit Kunden aus dem eigenen CLOUD-Verzeichnis

Alternativ können Sie Daten aus dem CLOUD-Verzeichnis des jeweiligen Benutzers mit Kunden teilen. Ihre Kunden können so nur über die Web-Ansicht auf die Verzeichnisse zugreifen.

Teilen von Daten mit Kunden von Downloadserver-Extern

Eine weitere Alternative haben Sie über ein allgemein eingerichtetes Downloadserver-Extern Verzeichnis, in dem Sie für jeden Kunden ein eigenes Verzeichnis einrichten, aus dem die jeweiligen Benutzer Daten mit Kunden teilen. Auch hier können Ihre Kunden nur über die Web-Ansicht auf die Verzeichnisse zugreifen.

Empfehlung: Kunden als CLOUD-User, Mitarbeiter als Redakteure

CLOUD-Benutzer sind öffentliche Benutzer in Weblication®, die einen eingeschränkten Funktionsumfang in der CLOUD-Dateiverwaltung nutzen können. Für Kunden ist die leicht eingeschränkte Nutzung in der Regel ausreichend.

Für Mitarbeiter empfehlen wir, Redakteure zu verwenden. Sie haben den vollen Funktionsumfang in der Dateiverwaltung und können auch die Aufgabenverwaltung für Adhoc-Workflows verwenden - siehe unter "CLOUD: Ad-Hoc-Workflows über Aufgabenverwaltung".

Favoriten: So verwalten Benutzer mehrere CLOUD-Verzeichnisse

Damit ein Benutzer Zugriff auf mehrere CLOUD-Verzeichnisse erhält, können im Benutzer - besser noch in der jeweiligen Gruppe - Favoriten definiert werden. Die Schritte zum Ziel:

Ein Verzeichnis im Reiter "Vordefinierte Favoriten" in den Gruppen hinterlegen:
In der Gruppenverwaltung klicken Sie jeweils zusätzlich auf den Reiter "Vordefinierte Favoriten" und wählen dort das korrespondierende Verzeichnis aus.

Gruppen den Benutzern zuordnen:
Die berechtigten Benutzer ordnen Sie dann in die jeweilge(n) Gruppe(n) ein.

Favoriten innerhalb von Gruppen definieren
Favoriten innerhalb von Gruppen definieren

Berechtigungen setzen, damit Benutzer auf mehrere CLOUD-Verzeichnisse zugreifen können

Damit die Benutzer in den Verzeichnissen die entsprechenden Bearbeitungsrechte erhalten, definieren Sie in den jeweiligen neuen Download-Verzeichnissen die

  • Verzeichniseinstellungen
  • Standard-Dateieinstellungen

Die Schritte zum Ziel:

  • Legen Sie hierzu jeweils unter "Rechte" individuelle Verzeichnis-Rechte und
    Datei-Rechte an - Sie heben also die vordefinierte Vererbung von Rechten auf.
  • Lassen Sie das Feld "Besitzer" leer und geben Sie dem Besitzer Administrator-Rechte.
  • Tragen Sie danach bei der "Gruppe" die zum Verzeichnis korrespondierende Gruppe ein und vergeben Sie dieser Gruppe ebenfalls Administrator-Rechte.
Einrichten Verzeichnis- und Datei-Rechte
Einrichten Verzeichnis- und Datei-Rechte

So nutzen Sie die Web-Ansicht der CLOUD ohne Anmeldung

Die Web-Ansicht können Sie als Download-Bereich verlinken oder mit der Teilen-Funktion teilen.

Auch lässt sich die Standard-Ansicht der CLOUD individuell anpassen, wie folgendes Beispiel zeigt:

Beispiel ansehen

Umgebaute Web-Ansicht in CLOUD
Umgebaute Web-Ansicht in CLOUD

Personalisierte Ansichtsrechte für Benutzer

Wie in der Web-Präsenz können Sie auch in CLOUD-Verzeichnissen in der Web-Ansicht die personalisierte Ausgabe nutzen, sofern Sie das Modul "Personalisierung" dazu lizenzieren. Damit  erreichen Sie, dass die Web-Ansicht nur von registrierten Benutzern aufrufbar ist.

CLOUD: Aufgaben delegieren - Adhoc-Workflows

Als Redakteur können Sie an andere Redakteure auch Aufgaben delegieren. Bei Zuordnung einer Aufgabe erhält der ausgewählte Benutzer automatisch eine E-Mail mit Link auf die Datei. Nach Erledigung der Aufgabe wird der delegierende Benutzer automatisch per E-Mail informiert.

Aufgaben delegieren für Adhoc-Workflows
Aufgaben delegieren für Adhoc-Workflows